La linea immaginaria tra ufficio e lavoro a distanza si sta sempre più assottigliando, ecco perché è necessario, oggi più che mai, proteggere i dati aziendali
Il mondo sta cambiando e nel farlo che ha chiesto di affrontare delle prove di adattamento senza precedenti.
Improvvisamente, la trasformazione digitale che stavamo affrontando passo dopo passo è diventata una necessità immediata, con pochissimo tempo a disposizione per prepararsi. In questo scenario, come è possibile garantire che le informazioni critiche non solo circolino come dovrebbero, ma continuino anche a essere protette?
La gestione delle informazioni è un’attività che comporta dei rischi
La necessità di proteggere i dati sensibili non è scomparsa in questo nuovo scenario. Al contrario, l’esigenza di efficaci protocolli di sicurezza e adeguate normative è più forte che mai. Quali sono dunque le sfide in termini di sicurezza che comporta il lavoro smart e come poterle affrontare?
La riservatezza dei documenti – è fondamentale che chi lavora a distanza tratti i documenti aziendali con la massima cura, assicurandosi che vengano distrutte o conservate in modo sicuro le informazioni riservate fino a quando non faranno ritorno in ufficio
Avere un unico sistema integrato è la migliore policy– la sicurezza dei documenti è fondamentale, quindi lavorare da casa non significa allentare le policy aziendali. È importante ricordare al proprio team di utilizzare solo applicazioni, reti e sistemi cloud forniti dall’azienda. Gli strumenti di collaborazione e archiviazione cloud gratuiti, da cui potrebbero essere tentati, non è detto che siano sicuri in assenza di un controllo adeguato.
E’ dunque necessario assicurarsi che i dipendenti che lavorano da remoto sappiano mantenere lo stesso livello di sicurezza che avrebbero in azienda. E’ necessario capire come creare una strategia di sicurezza complessiva.
Bisogna essere certi di poter proteggere i documenti aziendali e le informazioni sensibili mantenendo, allo stesso tempo, la conformità alle normative sulla gestione dei documenti. E tutto ciò senza influire sulla capacità dei dipendenti di accedere ai dati, alle informazioni e ai documenti necessari per svolgere il proprio lavoro.
Dobbiamo porci le seguenti domande:
- Che livello di visibilità abbiamo dei processi documentali attuali?
- Siamo in grado di tracciare le attività degli utenti?
- Che tipo di protezione viene applicata ai documenti mentre si muovono all’interno e all’esterno dell’azienda al fine di ridurre al minimo i rischi di sicurezza?
- Siamo sicuri che solo gli utenti autorizzati accedano ai dati sensibili?
- Siamo sicuri che tutti i nostri dati digitali siano archiviati solo per il periodo di tempo legalmente richiesto?
Se facciamo fatica a rispondere a una di queste domande o la risposta è no, allora dobbiamo cercare una soluzione più sicura per la gestione dei documenti e per i flussi di lavoro.
È necessario implementare un sistema in grado di funzionare nel cloud e di gestire adeguatamente i flussi di lavoro, dandovi la possibilità di monitorare e controllare le informazioni aziendali critiche, garantire protezione dei documenti e impostare policy di cancellazione conformi alla legislazione in vigore.
La tecnologia innovativa alla base dei dispositivi multifunzione e delle piattaforme software di gestione documentale Canon ha come obiettivo primario quello di garantire una gestione documentale sicura, integrata e flessibile. Siamo in grado di offrire nuove forme di implementazione dei processi di digitalizzazione dei documenti, potendoli integrare all’interno di qualsiasi tipo di sistema aziendale, sia esso on premise, SaaS/PaaS basati su cloud o in ambiente ibrido.
Soluzioni mirate alle diverse esigenze di controllo e condivisione delle informazioni e create e per garantire la massima sicurezza all’interno dell’intero ciclo di vita delle informazioni.
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